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COMPRAS / APROVISIONAMIENTO
ELABORACIÓN DE UN PLIEGO DE CONCURSO PUBLICO PARA LA CONTRATACIÓN DE LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL stema de gestión integral

CLIENTE:
Centro de Investigación Europeo. Administración Pública
 
PROBLEMÁTICA DEL CLIENTE:
Como parte de un proceso de transformación organizacional, el cliente se planteó mejorar la gestión de sus procesos a través de la implantación y puesta en marcha de un Sistema de Gestión Integral. De acuerdo a esto, requirió la elaboración de un pliego de condiciones técnicas y administrativas para contratar la implantación del nuevo sistema de información, lo cual incluía la elección de la herramienta ERP que mejor se adecuaba a la naturaleza de la organización y sus necesidades, y la contratación de una firma de consultoría para la implantación del software, ejecución de una reingeniería de procesos, definición del modelo de gestión, y la gestión del cambio interno.
 
SOLUCIÓN:
Expertia ofreció al cliente el desarrollo de una metodología de trabajo especializada en la elaboración de pliegos de concursos para la administración pública, la cual aseguraba que el consultor de implantación contratado sería el que mejor cumpliera con los requerimientos de funcionalidad y calidad exigidos. Asimismo, se ofreció un proceso de selección de tecnología (ERP) exhaustivo y racional, que surgía de la evaluación de un amplio número de alternativas y era producto de un análisis formal de cada una de ellas.
 
El resultado de la solución garantizó el alineamiento del Sistema de Información seleccionado al proceso de transformación planteado por el cliente. Asimismo, la solución aseguró la mayor agregación de valor posible a través de la integración de los elementos tecnológicos y de consultoría.
 
ENFOQUE:
Expertia constituyó un equipo de trabajo que programó la ejecución del proyecto en tres fases: (1) Selección de la tecnología de información; (2) Elaboración del pliego de Concurso; y (3) Evaluación de las ofertas presentadas. En la fase inicial se desarrolló una matriz de criterios para la selección del ERP ejecutándola sobre un conjunto de fabricantes de los mencionados sistemas. Se tomó en consideración las mejores condiciones económicas, tecnológicas, funcionales y sociales del mercado, y se entregó al cliente una herramienta ofimática de valoración que le permitiría evaluar por sí mismo, y cuantas veces lo deseara, cualquier fabricante de ERP.
 
En la segunda fase se construyó el pliego de concurso tomando en consideración los requerimientos específicos de cada uno de los ámbitos del proyecto (implantación del software, reingeniería de procesos, gestión del cambio interno, y modelo de gestión) y su integración a través de una gestión de procesos transversales exigida por la alta dirección para la gestión de todo el proyecto en su conjunto.
 
En la fase final se midieron objetiva y subjetivamente los aspectos más trascendentales de las ofertas. Por ejemplo perfil profesional del equipo de consultores, metodología propuesta, experiencias similares, garantías de cumplimiento, etc. Para esta evaluación se usó una serie de clausulas administrativas que asignaba pesos a cada uno de los criterios a evaluar de acuerdo a su importancia relativa, definiendo los criterios de valoración mediante el análisis de los trabajos que se debían ejecutar (implantación del ERP, reingeniería de procesos, definición del modelo de gestión, y ejecución de la gestión del cambio interno).
 
BENEFICIOS:

  • Expertia facilitó al cliente la selección optima de su ERP, ya que definió de manera objetiva una lista de opciones de mayor a menor valor de recomendación, sobre la cual debería ser seleccionado el sistema.
  • El proceso de selección de la tecnología y de los consultores de implantación aseguró un proceso comprobablemente objetivo, ya que Expertia entregó al cliente una herramienta ofimática que le permitía evaluar por sí mismo y cuantas veces lo deseara cualquier ERP. La flexibilidad de esta herramienta permitía variar los pesos asignados previamente a los criterios de selección.
  • Expertia presentó un pliego de condiciones técnicas y administrativas que aseguró al cliente realizar la mejor elección posible entre las ofertas recibidas.

 

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